טיפול בתנועה

יום שני, 27 בספטמבר 2010

איך לעבור את הסיוט של סוף החודש

סוף החודש חייב להיות הזמן הכי בעייתי בכל החודש כולו להעלות פוטסים כאלה, מהסיבה הפשוטה שבסוף החודש יוצא לי להרכיב את הדוחו"ת החודשיים ללקוחות שלי. עכשיו הדוחו"ת החודשיים הם אחד הכלים היעילים ביותר שיש לי לתת שירות.

כאשר לקוח החליט שאני אהיה החברה המתאימה לקידום האתר שלו, הוא לקח בחשבון שכל חודש הוא יקבל דיווח מלא על מה נעשה בשביל האתר שלו, כמה קישורים נבנו לאתר, השוואה של כמה קישורים היו לו חודש שעבר לעומת החודש הנוכחי, היכן עלו הקישורים הללו, כמה מאמרים הופצו והיכן וכן הלאה.

כמה שיותר פרטים רלוונטיים כמה שיותר מקצועויות


הגעתי למסקנה שככל שנשכיל לשים יותר פרטים רלוונטיים ללקוח, כך נוכל להפיק דו"ח יותר מפורט, רציני ומקצועי ללקוח שלנו. מצד אחד אנו יכולים לשלוף הרבה פרטים מכלים חיצוניים איתם אנו עובדים, לשלוף מה ה-PR הנוכחי של האתר, כמה קישורים נכנסים אליו, כמה דפים מאונדקסים וכו'.

הסוג טמון ברלוונטיות, הדו"ח נועד ברובו להעניק ללקוח גישה נוחה ומהירה לכל המידע הרלוונטי על קידום האתר שלו על גבי גוגל והרשת. אם כך עלינו לרכז נתונים מכל הכלים שאיתם אנו עובדים לרבות הכלים שהלקוח משתמש בהם (Google Analytics, Google webmaster tools) ברגע שנשלוף את כל הנתונים הרלוונטיים ונציג אותם בצורה נוחה ומובנת נחסוך ללקוח זמן.

במקום להפנות אותו לכל מיני כלים שיראו לו את המידע בצורה מחולקת, אנו יכולים לרכז לו את המידע ולסייע לו לנתח אותו בצורה יעילה, כמובן על ידי השוואה לחודש קודם, מהו מספר הביטויים שגוגל רואה כל חודש, כמה קישורים בונים לו בכל חודש לצד אלו של חודש שעבר, כמה מהם גוגל כבר רואה, סוג הקישור שנבנה ועוד.

לא להיכנס לפאניקה - סידור, ניפוי ושקט


בימים האחרונים של החודש, אני מוצא את עצמי כמו תרנגולת בלי ראש שמתרוצצת הנה והנה בפראות, לצד הדוחו"ת של כל לקוחותיי, אני ממשיך לבנות קישורים, לסדר יעדים של חודש הבא, בעוד שאני מתחזק את כל הקבוצות, בלוגים וכו'. זה נשמע מעט מאוד לעשות השאלה היא כמה לקוחות, כמה דוחו"ת וכמה יעדים.

הדרך הכי יעילה להתנהל בסוף החודש ולהשאר שפויים היא לסדר את המשימות לפי סדר עדיפויות וחשיבות בכדי לסלק את המשימות החשובות והקריטיות ביותר לפני כל המהומה, כדי שנוכל להגיע לסוף החודש שיש כמה שפחות משימות חשובות וקריטיות.

לרובנו זה לא תמיד עובד ותמיד אנו נשארים עם שלוש ימים לדדליינים כאלה ואחרים בנוסף לעבודה השוטפת והדו"ח של סוף החודש, לכן אם נסדר את המשימות שלנו לפי חשיבות נוכל לקבל תמונה ברורה ובהירה של מה יש לנו לעשות בזמן הנותר בחודש.

לאחר סידור המשימות לפי חשיבות יש לנפות אותם לפי רמת קושי, כל המשימות שאנו יכולים לסיים ב30-60 דקות קודם כול, ורק לאחר מכן המשימות שיקחו יום או יומיים או אלו שתלויות בגרומים חיצוניים, בכדי לא לבזבז זמן ולייעל אותו. המשמעות היא שאם יש משימה התלויה בתוכנה שאמורה לסיים לסרוק, באדם בצד השני שאמור להעלות מאמר וכו' עלינו לשים את המשימה בסוף.

כן השתגעתי, לשים את היעדים החודשיים בסוף? אבל אנחנו לא נספיק, זה לא נכון. במידה ושלחנו את המאמרים להפצה ואנו ממתינים שיחזרו אלינו עם תשובה אין מהל העסיק את עצמנו ביעדים, עלינו לסיים את כל שאר המשימות הפשוטות יותר בכדי שנוכל לטפל אחר כך בכל מה שנשאר בצורה יעילה.

לאחר שניפינו את כל המשימות החשובות ואת כלו שגוזלות לנו הכי הרבה זמן אמורה להיות מולנו רשימה מאד מסודרת של משימות לפי רמות קושי וחשיבות, השלב הבא הוא לקחת את המשימות הללו ולהקציב להם זמן, ביחס לזמן שנותר לנו עד סוף החודש.

כלומר אם יש לנו יומיים ואחרי כן חופשות של חגים ואלו משימות הלויות גם בגורמים אחרים (כאלו שלא יעבדו בחג) עלינו להקציב להם זמן בהתאם למה שנשאר, מה שהכי חשוב לזכור הוא לא לחכות, לא לדחות ולא להתפרפר עם המשימות הללו, כל נושא הניפוי והסידור לא אמור לקחת יותר משעתיים במצטבר.

שימוש במחברת תעניק לנו אפשרות להתעסק בדברים החשובים


כמובן לא לשכוח להמשיך לכתוב במחברת את המשימות המצטברות, תשובות שקיבלנו, מיילים, התקדמויות כאלו ואחרות. לאחר שביעצנו את כל השלבים האלה החיים שלנו אמורים להיות קלים יותר, או לפחות פחות לחוצים מאשר אם היינו יושבים בים של בלאגן ולא מוצאים ימינה ושמאלה.

אם אתם עובדים בחברה גדולה ויש לכם מערכת CRM מסודרת, כל הפוסט הזה מיותר מבחינתכם, אך אשמח אם תוכלו להשאיר לי בתגובות באיזו תוכנה אתם משתמשים, כדי שאוכל לבחון אותה בעצמי ואולי להשתמש בה בעצמי. כל עוד אנו עובדים ללא CRM סדר חשיבות בעבודה הוא קריטי.

ובכן, סוף החודש מוכיח את עצמו כתקופה הבעייתית ביותר בכל החודש, לפחות מבחינתי. אותו זמן בו המשימות נערמות אם נרצה או לא נרצה כתוצאה ממשימות סוף חודש שקריטי לבצע בשביל להעניק שירות איכותי ומקצועי, יש לקחת בחשבון שיתוף מלא ושקיפות מלאה של הלקוח בתהליך הדו"ח ולוודא שהלקוח מבין אותו.

לקוח שאינו מבין את הדו"ח לא מפיק ממנו דבר, לכן לאחר הרכבת הדו"ח יש להוועץ עם הלקוח ולראות שהוא מבין את כל הפרטים בתוך הדו"ח וכמובן שהמידע הזה מעניק לו הסתכלות פנימית אמיתית על מה שקורה באתרו ולאן שהאתר מתקדם. במידה ובנינו דו"ח מקצועי אבל הלקוח אינו מבין אותו לא עשינו כאן כלום.

לסיכום:


יש לזכור: הרכבת דו"ח כמה שיותר מפורט יעניק ללקוח כמה שיותר מידע על התקדמות אתרו (יש לשמור על המידע רלוונטי להתקדמות האתר בגוגל ובמנועי החיפוש השונים)
סידור המשימות לפי חשיבות, רמת קושי תוך הקצבת זמן תוריד מאיתנו את הלחץ ותשאיר פחות מקום לטעויות שיכולות להוכיח את עצמם כקריטיות בהמשך
המפתח לשירות טוב טמון בהבנה של הדו"ח שהפקנו, במידה והלקוח אינו מבין את הדו"ח כשלנו במשימה שלנו, לכן יש לשבת עם הלקוח ולהסביר לו כל פרט שאנו מפיקים בדו"ח
והכי חשוב, התוכן הוא המלך וכך גם הלקוח, לכן הכי חשוב להעניק שירות איכותי ומקצועי תוך שקיפות מלאה ללקוח שלנו בכדי להפיק את מירב התוצאות . 

אין תגובות:

הוסף רשומת תגובה